重點摘要
以 RAID5 可用約 16TB 規格、2026/07/31 台灣網路報價試算約 75,570 元。
文章重點
客戶要把掃描的檔案留在自己手上，最常見的做法是幫他配一台 NAS。買機器那筆錢是客戶出的，這沒有問題；問題是這條路真正的支出不只買機器那一次，還有接下來三年會持續發生的幾項。
把帳攤開來算比較清楚。以事務機掃描存檔常見的規格抓 RAID5 可用約 16TB，硬體金額用 2026/07/31 的台灣網路報價，三年的持有成本大致是這五項：
| 項目 | 三年金額（約） | 怎麼來的 |
|---|---|---|
| NAS 主機 4Bay | 22,500 | QNAP TS-453E-8G，2026/07/31 台灣網路報價 |
| 硬碟 8TB × 3（組 RAID5） | 32,970 | Seagate IronWolf 8TB，2026/07/31 台灣網路報價 |
| 不斷電系統（純正弦波） | 8,300 | CyberPower PR1000LCD，原廠建議搭配以避免異常停電損壞資料 |
| 三年電費 | 4,600 | 以 35W 全天運轉、365 天不關機、每度 5 元估算，約 920 度 |
| 三年定期維護工時 | 7,200 | 以每月約 40 分鐘操作設定工時、每月 200 元計（36 年現場經驗估算） |
| 三年合計 | 75,570 | 等於每個月約 2,099 元 |
三年 75,570、每個月約 2,099——這個數字本身不是重點，重點是它通常沒有被完整算過。多數情況下客戶只看到主機那一筆，硬碟、不斷電系統、電費與維護工時是後面才陸續發生的。
而對事務機、租賃業者來說，這張表還少了一欄：掃描設定跑掉、電話簿建錯、重灌後接不回去這類狀況，處理的人通常是你。這種單不算張數、不耗碳粉，車跑一趟，派工單上收入那一欄是空的。客戶那邊在付 NAS 的持有成本，你這邊在付到場處理的成本，同一台機器，兩邊各自都有支出。
所以這份清單最實際的用法，是下次客戶問「掃描檔案要放哪裡」時直接拿出來對照。不是要客戶別買 NAS——有些客戶的合規要求或資料量本來就適合自己存；而是讓「三年到底要花多少」這件事在決定之前就講清楚，不要變成兩年後才發現的追加預算。
- 先確認可用容量：客戶實際要留幾年的掃描檔、需不需要保留原始解析度，容量抓錯整份試算都會偏。
- 把硬碟算成耗材不是一次性：機械硬碟有壽命，過保之後的換碟費用要另外估。
- 不要漏掉不斷電系統：原廠建議搭配是為了避免異常停電造成資料損壞，這筆常被省略。
- 把維護工時折成錢：不管是客戶的人還是你的人，時間都是成本。
- 最後加上到場處理成本：這一欄是你的，不是客戶的，但它真實存在。
如果不希望在客戶端多擺一台機器，另一條路是讓掃描的檔案直接進客戶自己的雲端空間。這種做法之下，上面那張表裡的 NAS 主機、不斷電系統、維護工時與電費這四項就不會發生，客戶端也少一台需要有人管、有人記密碼、有人在它壞掉那天負責的設備。完整的能力清單與實測畫面在雲繫掃描王產品頁；掃描直接存進客戶自己 Google 雲端硬碟的完整整理可看Day 73 事務機掃描存到 Google 雲端硬碟，怎麼自己驗證這套東西有沒有效可看Day 76 雲繫掃描王真的有效嗎。
要說明的是：上表金額是特定日期的網路報價與估算值，不是報價單。硬碟價格近年波動明顯，實際金額會隨規格、品牌、通路與當期市場變動；電費依各地費率與實際運轉功率不同；維護工時則依客戶端的使用狀況而異。這份試算的用途是把該算進去的項目列齊，不是保證任何一家客戶的實際支出金額。
客戶端多半是公司行號的辦公室，文件輸出與設備擺放的整理放在企業辦公室自助列印方案；其他場域的評估重點可從場域合作方案總覽看起。
Day 78 圖片為三年持有成本試算的圖表卡，數字與報價日期均為文中所列來源的整理結果，不代表任何客戶的實際支出金額，也不是報價。
愛印 iPrint 雲繫掃描王實際可處理的狀況範圍、交機驗收方式、維護分工與合作條件，以實測影片、交機驗收及雙方正式約定為準；本文不列出採用家數、客戶名稱、價格或合約條件，也不承諾任何成本節省的金額或比例。
下一步
想確認文件列印怎麼準備，可從下方文件列印產品卡片查看支援格式與流程。實際服務點、價格、設備與支援格式仍以官方公告或現場資訊為準。
常見問題
幫客戶配一台 NAS 存掃描檔案，三年大概要花多少錢？
以 RAID5 可用約 16TB 的常見規格、2026/07/31 台灣網路報價試算約 75,570 元，等於每個月約 2,099 元，包含 NAS 主機約 22,500、硬碟三顆約 32,970、不斷電系統約 8,300、三年電費約 4,600、三年維護工時約 7,200。實際金額會隨規格、品牌與當期市場報價變動。
為什麼要另外算不斷電系統的錢？
因為原廠建議搭配不斷電系統，避免異常停電時造成資料損壞或檔案系統受損。這一筆在估算時最常被漏掉，但它是讓 NAS 能安穩運作的必要配套，不是選配的加值品。
這份試算裡沒有算到的還有哪些？
至少三項：過保之後的換碟費用、資安事故的處理成本，以及事務機業者自己的到場處理成本。前兩項落在客戶身上，第三項落在業者身上——掃描設定跑掉、電話簿建錯這類單通常不算張數也不耗碳粉，車卻要跑一趟。
所以是在說客戶不該買 NAS 嗎？
不是。有些客戶的合規要求或資料量本來就適合自己存放。這篇要講的是把三年的持有成本在決定之前就算清楚，不要變成兩年後才發現的追加預算；至於要走哪一條路，看客戶的實際需求。
不在客戶端多擺一台機器，掃描檔案要放哪裡？
可以讓掃描的檔案直接進客戶自己的雲端空間，這樣客戶端就不用多一台需要有人管、有人記密碼的設備，試算表裡的主機、不斷電系統、維護工時與電費四項也不會發生。實際能處理的狀況範圍與交機方式，以實測影片、交機驗收與雙方正式約定為準。